20 советов по тайм-менеджменту, которые работают у всех на 100% - Свадебный портал
74nika.ru

Свадебный портал
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

20 советов по тайм-менеджменту, которые работают у всех на 100%

20 советов по тайм-менеджменту, которые работают у всех на 100%

Система тайм-менеджмент была разработана специально для вечно спешащих, вечно занятых и несобранных людей, которые сами не в состоянии организовать свое время. Обычные методики данной системы содержат традиционные рекомендации для рационального применения, поэтому они оказались не очень эффективны.

Дело в том, что рациональность требует постоянного внимания, концентрации и вечной подпитки мотиваций. А это могут далеко не все. Поэтому данные советы касаются как раз таки иррационального тайм-менеджмента. Они не потребуют от вас особого напряга.

1. Напоминалка

Невозможно все запланированное удержать в голове, тем более, если не имеется секретаря. Возьмите за привычку записывать самое важное. Сейчас нет проблем со способами: бумага, телефон, планшет – выберете, что вам удобно.

2. Фиксация

Если ваша голова родила очередную гениальную идею – не пожалейте полминуты, зафиксируйте коротко основное.

3. Список

Составьте список мероприятий и дел, которые вы не можете терпеть делать. Так вы увидите, что на вас действует отрицательно и сможете обозначить зону риска для себя.

4. Нелюбимые дела

Бывают и неприятные дела, которые приходиться делать. Как быть? Раз такие дела портят вам настроение, вот и попробуйте делать их, когда у вас плохое настроение.

5. Играем в шпиона

Обязательно следим за перепадами настроения. Изменилось настроение – меняйте занятие! Иначе и в делах напортачите, и душевное состояние ухудшите.

6. Гибкий список

Важно составить список дел, на которые у вас вечно не хватает времени, или которые вам не очень приятны. Вдруг у вас случится «окошко», а список под рукой. Это удобно.

7. Гибкий график

Если вы не привыкли к жестким графикам, то гибкое расписание дел как раз таки поможет и запланированное сделать, и жизнь более комфортную наладить. А также нормально взаимодействовать с рациональными партнерами.

8. Корректировка планов

У иррациональных людей планы меняются, как направление ветра. И в субботу планы, которые писались на неделю с понедельника, кажутся безнадежно устаревшими. Поэтому находите 5-10 минут ежедневно на корректировку планов. Поверьте, так будет проще.

9. Конечные цели

Обычно, большая цель разбивается на маленькие каждодневные. Но это у рационалов. Для иррационалов важно сопоставлять соответствие ежедневных планов с конечной целью, чтобы последняя не размылась окончательно в потоке дел.

10. Сроки

Из многих ходов к цели, некоторые ходы могут быть неудачные. Не отчаивайтесь, делайте новые попытки и ставьте промежуточные сроки. Не бойтесь их постоянно менять, если в том есть необходимость.

11. Временные привязки

Не обязательно строго придерживаться временных рамок, отведенных вами для реализации целей. Оставляйте возможность для маневра.

12. Отдельный список

13. Работоспособность

14. Тренировка памяти

Что делать, даже для иррационалов это жизненно необходимая задача. Поэтому, займитесь любыми тренингами памяти. Самый простой способ – писать от руки. Именно письмо рукой, а не клацанье по клавишам развивает отдел мозга, отвечающий за память. Только одно условие: делать это надо на постоянной основе.

15. Запоминание

В принципе, это продолжение п.14. Не желаете писать – рисуйте! Схемы – очень эффективный способ не только для запоминания, но и для планирования. Проявите творческий подход к работе – увидите, насколько будет интересней!

16. Прописывание этапов

Ставите большую цель – прекрасно! Разбейте ее на множество маленьких и пропишите каждый этап в отдельности.

17. Воодушевляемся!

18. Берите паузы

После первого пика работоспособности и энтузиазма – тормознитесь, возьмите паузу. Это хороший прием, особенно для сложных задач. Можно еще раз все хорошенько обдумать и откорректировать планы.

19. Будь готов!

Вы должны быть готовы к тому, что будете иметь дело с рациональными партнерами. Учтите, что вам придется проявлять где-то проявлять дипломатию, с кем-то идти на компромисс, ну и по возможности, быть «гибким».

20. Совет рационалам

Если вам приходится иметь дело с иррациональными партнерами, не пытайтесь их переделать – бесполезно. Отнеситесь к их недостаткам, как к «рабочим моментам», или попробуйте использовать эти недостатки в свою пользу.

10 золотых советов по тайм-менеджменту для школьников

№ 1. Планируйте свой день

Как правило, первая половина дня у школьников структурирована хорошо: уроки, перемены, дополнительные занятия. Но после школы начинается полная свобода: когда хочешь, тогда и делай задания. Казалось бы, все здорово. Но часто дело заканчивается тем, что вроде бы ты на секунду зашел во «Вконтакте» — а на дворе уже ночь, и домашняя работа даже не начата.

Чтобы этого избежать, надо структурировать свой день. Лучший способ — накануне вечером составить список того, что нужно будет сделать завтра, определить, сколько времени уйдет на каждое из дел, и распределить их по часам. Возможно, в процессе выяснится, что день достаточно свободный, и имеет смысл добавить в расписание задания из других дней или, наоборот, побыстрее сделать все дела и отдохнуть. Если же станет понятно, что на выполнение всех запланированных заданий вам придется потратить весь вечер после школы и еще половину ночи, это явный признак того, что от каких-то дел стоит отказаться.

В любом случае, когда вы запишете необходимые задания на бумаге, появится ясность и возможность управлять делами.

№ 2. Ставьте понятные цели

Кажется, нет ничего проще, чем поставить себе цель. Вы же знаете, что к следующему уроку по биологии нужно написать реферат, а по литературе проходят Гоголя. Однако часто в голове становится пусто, стоит сесть за работу: ведь на деле бывает непонятно, что именно надо делать и с чего начинать.

Для того чтобы эффективно справляться с задачами, и нужны цели.

Каждая цель должна быть конкретной и ясной: не «усерднее заниматься», а «выполнять все задания сразу после школы»; не «выучить все про Гоголя», а «прочитать в учебнике со стр. 100 по стр. 150». Чтобы четко понимать, достигли вы своей цели или нет, она должна быть измеримой: лучше «получить только четыре и пять в четверти», чем абстрактное «хорошо учиться».

Также важно, чтобы цель была достижимой. Вы можете мечтать пробежать стометровку лучше всех в классе, но вряд ли это получится, если до забега две недели, а вы месяцами прогуливали физкультуру. В таком случае лучше увеличить срок достижения цели (не в этой четверти, а в другой) или саму цель — не лучше всех, но лучше своего прошлого результата.

Чтобы отслеживать свои достижения, надо устанавливать конкретные временные границы. И, наконец, не стоит забывать о значимости цели лично для вас: чтобы была мотивация все выполнить, нужно понимать, зачем.

№ 3. Расставляйте приоритеты

Чтобы не потонуть в потоке дел, нужно учиться разделять их на группы в зависимости от степени срочности и важности. По такому принципу самые важные и срочные дела (например, подготовка к завтрашней итоговой контрольной) выполняются в первую очередь, а дальше уже можно браться за не важные, но срочные и важные, но не срочные. Такой подход позволит не только выполнять основные задания качественнее, пока есть силы, но и даст значительный продолжительный заряд: после того, как завершите самое важное и сложное дело за день, вы наверняка почувствуете подъем, ведь главные трудности останутся позади. Тогда и справляться с остальными делами будет проще.

Если вы не будете что-то успевать, это тоже не станет трагедией: в конце списка останутся не очень срочные и не очень важные дела, над которыми стоит подумать — а нужно ли их вообще выполнять?

№ 4. Найдите собственный ритм

Всем известно разделение на «сов» и «жаворонков», однако мало кто действительно знает и использует свои «лучшие» и «худшие» часы. При этом эффективность разных людей в разное время суток может сильно отличаться. Более того, если вы поэкспериментируете со своим графиком, то поймете, что в разное время суток хорошо получаются разные дела.

Понаблюдайте за собой. Возможно, вместо того, чтобы засиживаться допоздна над домашней работой, лучше встать на час раньше и сделать ее перед школой? Или наоборот, отоспаться хорошенько — все равно с утра голова не работает.

Тот же принцип применим к ритму работы. Кому-то легче сесть на несколько часов и завершить все дела в один подход, а у кого-то лучше получается, если делать понемногу каждый день. Вот почему нужно определить свой личный идеальный ритм и постараться построить работу в максимальном соответствии с ним.

№ 5. Работая — работайте

Необходимое правило эффективной работы — погружение в то дело, которым вы сейчас занимаетесь. Когда человек полностью концентрируется на одной задаче, он выполняет ее в разы быстрее и лучше, чем постоянно отвлекаясь на что-то другое. Если пишете сочинение по литературе или делаете домашнее задание по химии, лучше отключите на это время мобильный телефон, закройте браузер и приложения с социальными сетями.

Возможно, поначалу вам будет сложно концентрироваться на одном занятии, но даже если не получается надолго оторваться от гаджетов, продержитесь, сколько можете. Полчаса полноценной, концентрированной работы окажутся продуктивнее, чем два часа с постоянными ответами друзьям, просмотром картинок и т. п., а если вы будете тренировать концентрацию, со временем погружаться в работу будет становиться все проще.

Чтобы легче выдержать период интенсивной работы, можно попробовать ставить себе таймер по «Помидорному методу»: 25 минут работы и пять минут отдыха. Тогда и не будет ощущения усталости, и эффективность работы не снизится.

№ 6. Найдите мотивацию

Иногда бывает сложно приступить к выполнению задания, особенно когда оно трудное или предмет нелюбимый. Но, к сожалению, и такими делами приходится заниматься. Если вы понимаете, что этой работы не избежать, стоит попробовать «уговорить» себя, найти мотивацию для выполнения задания.

Пригодятся любые предметы, идеи, люди и персонажи, которые имеют ценность для вас. Повесьте постер с Шелдоном Купером, который не одобрит, если вы не выполните домашнюю работу по физике, или скажите себе, что за каждое решенное упражнение по математике вы будете получать по мармеладке. Договоритесь с родителями, что они что-то подарят за выполнение серьезной работы или, например, за пятерку в четверти по предмету, который вам не дается.

Мотивацию можно найти и на более высоком уровне. Подумайте о том, для чего вам необходима учеба: без окончания школы не поступишь в выбранный вуз, не выйдет впечатлить одноклассников и т. п.

Читать еще:  Любовь без комплексов: как научиться заниматься сексом при свете

№ 7. Чередуйте дела

Наш мозг постепенно устает от однообразной работы, поэтому лучше всего составлять свой план на день так, чтобы в нем чередовались занятия, требующие разных навыков. Например, перемежать решение задачек по математике с чтением учебника по истории, а уже потом приступать к похожим (с точки зрения работы мозга) задачам по физике.

По такому же принципу хорошо выбирать хобби и способы отдыха после учебы. И ваш мозг, и организм в целом отдохнут гораздо лучше, если вы пойдете гулять с друзьями, чем если после многих часов за партой вы переместитесь за компьютер, где так же будете сидеть и напрягать глаза.

Если совсем не получается выбрать разные дела, даже простая разминка в течение пяти минут пойдет на пользу — вы дадите себе хотя бы немного времени, чтобы переключиться.

№ 8. Объединяйтесь с другими

Кому-то лучше удаются сочинения, а кому-то — решение задач по геометрии, и этим стоит воспользоваться. Списывать у отличника не самая хорошая идея: это потом крайне негативно скажется на результатах экзаменов. Однако всегда можно попросить его объяснить непонятную тему взамен на помощь в изучении предмета, в котором он разбирается хуже.

Вы можете договориться с одноклассниками и готовиться к занятиям и контрольным вместе — такой формат принесет много пользы как в плане времени, так и в плане качества работы.

Объясняя кому-то тему, вы и сами укрепите свои знания, а слушая других наконец разберетесь в сложной для вас дисциплине. К тому же, определяя время подготовки домашней работы заранее и согласовывая его с одноклассниками, вы не дадите себе возможности увильнуть от трудного или нелюбимого занятия.

№ 9. Анализируйте сделанное

Может так получиться, что вы, вроде бы, все делаете правильно: составляете список дел, чередуете их, расписываете по часам, — но все равно чего-то не успеваете или к вечеру чувствуете себя измотанным. Это значит, что в план закралась ошибка, и для того, чтобы избежать ее в дальнейшем, необходимо регулярно (например, в конце дня или в конце недели) проверять соответствие плана и его реального выполнения.

Такой анализ может разочаровать. Например, вы выясните, что, несмотря на все графики, в какой-то момент «сорвались» и ушли смотреть сериал. Или что задание, на которое вы отводили два часа, на самом деле каждый раз требует четырех. И в первом, и во втором случае не стоит отчаиваться — просто в следующий раз надо составить план с учетом своих особенностей. Если вы после учебы постоянно ходите смотреть сериал, поставьте его в график, а на сложное дело выделите четыре часа, даже если считаете, что следовало бы выполнить его быстрее. Такой подход поможет вам и не корить себя за невыполненный план, и осознавать, сколько вы в действительности успеете.

№ 10. Не забывайте об отдыхе

В погоне за личной эффективностью многие склонны забивать свой график делами под завязку. Им кажется, что если не тратить по десять часов в день на подготовку к ЕГЭ, его точно не сдашь, химия так просто не дается и времени отдыхать нет.

Однако отдых необходим, причем не только для полноценной и счастливой жизни, но и для эффективной работы. Кажется, чем больше делаешь, тем больше успеешь, но это не так. В какой-то момент наш мозг устает, и его работоспособность сильно снижается. Тогда дальнейшие занятия оказываются малоэффективны. Из-за этого работа без перерывов является вредной: отдохнувший человек за меньшее количество часов сделает больше, чем уставший и потерявший сосредоточенность.

Как все успевать: 20 советов по тайм-менеджменту, которые будут полезны каждому

Вы пунктуальный человек? Вы делаете свои дела вовремя? У вас получается справляться с делами даже раньше дедлайна? Если ответ на эти вопросы звучит как «нет» – вы недостаточно хорошо управляете своим временем. Вот несколько простых советов о том, как это исправить.

Напишите план на день

Планируйте заранее – рано утром или, что ещё лучше, ночью перед сном. План даст вам наглядное понимание того, что надо сделать в конкретный день. Всё, что вам останется сделать – это придерживаться плана как можно точнее.

Задайте дедлайн для выполнения каждой задачи

Больше конкретики! Сделайте задачу А до 10 часов утра, задачу Б до обеда, задачу В — к концу рабочего дня. Расстановка дедлайнов поможет вам делать всё вовремя и не «отъедать» время у других задач.

Пользуйтесь календарем

Календарь – фундаментальный шаг на пути к управлению своим временем. Если вы пользуетесь Microsoft Outlook или Lotus Notes, календарь будет частью вашей почты. Как вариант, возьмите Google Calendar и синхронизируйте его со своими мобильными гаджетами (смартфоном, планшетом и т.п.) — так вы сможете уточнять свои задачи в любом месте и в любое время.

Используйте органайзер

Он поможет вам видеть всё, что происходит в вашей жизни. Органайзер помогает разбираться с входящей информацией, списками задачи, проектами и тому подобным.

Знайте свои дедлайны

Когда вам нужно сделать это дело? Выделяйте в календаре и органайзере свои дедлайны — и всегда будете в курсе того, когда надо сдать очередной проект.

Научитесь говорить «Нет»

Не берите на себя больше, чем сможете сделать. Если на вас пытаются «повесить» что-то ещё, когда вы занимаетесь уже полученными заданиями, твердо скажите «нет» или, если так сказать нет возможности, хотя бы перенесите новую задачу на более поздний срок.

Старайтесь всё сделать раньше

Если вам надо сдать проект к определенному сроку, вы либо «сдадитесь» вовремя, либо не успеете. Но если вы решите, что хотите разобраться с проектом либо раньше, либо в срок, то решите эту задачу или раньше (что вообще отлично), или в срок (что тоже вполне себе замечательно). Так что приходите на встречи пораньше, а дедлайны переносите на более ранний срок.

Учитесь выполнять задачи за отведенное время

Например, написать отчет за 2 часа, потратить на покупки 1 час, и т.д.

Поставьте рядом с собой часы

Иногда мы так увлекаемся работой или любимым делом, что забываем о времени. Решение этой проблемы — приличного размера часы рядом с рабочим местом.

Устанавливайте напоминания за 15 минут до события

Делайте что-то одно

Люди часто пытаются успеть всё и сразу – и в итоге не успевают ничего. Выберите одну, самую важную задачу, и занимайтесь только ей. Закройте все вкладки браузера и программы, которые не относятся к делу.

Разберитесь с тем, что отвлекает вас от работы

Обычно это телефонные звонки, сообщения из мессенджеров и уведомления с любимых сайтов. Вы знаете, что делать – отключите всё это (да-да, и смартфон, и интернет) и занимайтесь только своей работой. Ничего страшного не произойдет – сотовые операторы присылают уведомления о пропущенном звонке и предлагают функцию автоответчика, а новости с медузы и сообщения ваших друзей подождут до вечера.

Поставьте таймер

Скачайте приложение – например, Egg Timer или любой Pomodoro-клиент (я пользуюсь Pomodoro Timer), задайте время, которое хотите работать (например, 50 минут) и запустите обратный отсчет. Когда придет время, таймер подаст звуковой сигнал. Отдохните 10-15 минут, а затем продолжайте.

Не зацикливайтесь на мелочах

Вы все равно не сможете сделать всё-всё-всё ровно так, как хотите. Доводить документ до идеального состояния, когда этого не требуется – пустая трата времени. Которого у всех нас, если подумать, не так уж много.

Выставляйте приоритеты

Сделать всё невозможно, так что делайте выбор – что вы будете делать сейчас, а что позже или вообще никогда. Сделайте девизом своей жизни правило Парето («20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата»).

Делегируйте

Если есть вещи, которые кто-то сделает лучше, чем вы – смело отдавайте работу этому человеку, а сами сосредоточьтесь на том, что умеете делать лучше всех.

Объединяйте задачи

Например, если вам надо позвонить, выделите в своем рабочем календаре время только на звонки – и обзванивайте сразу всех, с кем хотели хотели в этот день, чтобы потом не отвлекаться.

Разберитесь с поглотителями времени

Какие сайты ежедневно «пожирают» ваше драгоценное время? Определите источник проблемы – например, ВКонтакте, Facebook, Twitter и т.п. – и откажитесь от них в рабочее время (или хотя бы пореже заходите на них).

Режьте, когда это нужно

Причина №1, по которой мы опаздываем что-то делать – мы не можем отказаться от чего-то, что обещали раньше, хотя сейчас у нас уже другие приоритеты. Отменяйте или сокращайте встречи – иначе вашим делам не будет ни конца, ни края.

Делайте перерыв между задачами

Хотя бы 5-10 минут – в конце концов, вы же не робот, и нуждаетесь в отдыхе и «переключении» с одного дела на другое.

Правила планирования рабочего времени

В виде вступления — наша статья с говорящим названием «Как начать планировать, если я ненавижу это делать».

Какой метод планирования рабочего времени выбрать

При планировании и анализе рабочего времени важно выбрать подходящую именно вам методику. Любимая техника друга может вам не подойти, но вы об этом не узнаете, пока не попробуете. Собрали вам для изучения самые популярные правила планирования рабочего времени.

Метод Айви Ли

Эту методику еще в начале ХХ века придумал американский журналист и основатель такой области как PR. Суть в том, что в конце рабочего дня вы намечаете 6 главных дел на завтра, обязательно располагая их по степени важности — от самого важного к менее. На следующий день вы беретесь за выполнение первого в списке дела и не бросаете его, пока не выполните. Недоделанные задачи переносятся на следующий день.

Плюс метода в его простоте — вы наглядно видите, что нужно делать и в какой последовательности действовать. Но если в вашей работе постоянно происходят непредвиденные ситуации и задачи поступают хаотично, метод можно не сработать на все 100%. К тому же, на наш взгляд, число задач может быть и меньше и чуть больше 6 — навряд ли оно имеет магическую силу.

Метод оценок

Еще одна методика для эффективного планирования рабочего времени, которая основана на сортировке задач по важности. Нужно выписать все задачи на день в список и выставить им баллы. Авторы метода предлагают такую систему: 2 балла — самые важные задачи; 1 балл — те дела, которые можно выполнить позже; 0 баллов — мелкие задачи и повседневные дела. В конце дня предполагается подсчет своих успехов. Мы считаем, что повседневные дела тоже должны оцениваться, поэтому предлагаем немного изменить систему: 3 балла — за важные задачи, 2 балла — за дела средней важности, 1 балл — за мелкие задачки. Метод оценок хорошо подойдет тем, кто сильно зависел от оценок в школе — у таких людей будет мотивация «зарабатывать» как можно больше баллов за день.

Читать еще:  Буше цены на торты

Метод 1–3–5

Следующая методика рационального планирования рабочего времени подходит людям, которые боятся слова «многозадачность». Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют сокращать все дела до 9 задач: одна самая важная задача, 3 дела, которые нужно решить в течение рабочего дня, 5 мелких задач, которые выполняются по возможности. Авторы методики считают, что мелкие задачи могут переноситься на следующий день, а вот самая важная задача и 3 средних — нет.

GTD — Getting Things Done

Эту методику разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен. Эксперт считает, что не нужно разделять задачи на важные и нет — нужно выполнять их все. Getting things done. Методика предполагает фиксацию абсолютно всех дел в тематические списки. Вспоминаете про задачу — и сразу же ее записываете.

Также важно четко описать задачу. Не просто «написать статью», а «найти три источника, собрать информацию, набросать план статьи, продумать иллюстрации» и т.д. Чем более развернуто вы пропишете дело, тем понятнее вам самому будет порядок действий. Еще важно для каждой задачи устанавливать дедлайн.

Техника Pomodoro

Наверно, хоть раз в жизни об этой технике слышал каждый. Рассказываем принцип: 25 минут усиленной работы, затем 5 минут отдыха. После каждого 4 периода работы — длинный перерыв 20-25 минут. Важно заниматься в «рабочий» отрезок только делами и отдыхать в минуты перерыва. Таким образом, вы чередуете работу и отдых и избегаете переутомления. Необычное название техники объясняется просто — создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

Поедание лягушек

Еще одна сверхпопулярная методика. «Лягушка» в тайм-менеджменте — это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. Принцип метода в том, что вы должны заставить себя «съесть лягушку» — совершить самое неприятное и сложное дело, чтобы сделать и забыть о нем. Метод может не сработать, если коварная задача пришла в середине или под конец дня — большинство людей автоматически перенесет «лягушку» на следующий день. Также многим людям нужно основательно подготовиться перед выполнением сложного дела и просто так расправиться с «лягушкой» у них не получается.

Метод салями

А еще его можно назвать методом пачки семечек/ чипсов/ брикета мороженого. Вроде бы вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена, а от килограмма пломбира не осталась и следа 🙂 Авторы метода предлагают «порезать» важное и большое дело на маленькие кусочки-составляющие и планомерно их выполнять. Сами не заметите, как освоите большую задачу!

Метод 10 минут

Как давно вы хотели изучить французский язык, освоить сальсу или прочитать «Анну Каренину»? Уверены, у каждого есть такое дело, на которое никак не получается выделить достаточно времени. Этот метод помогает решить проблему — потратьте на задачу хотя бы 10 минут. Хотя бы посмотрите один видеоурок по изучению французского, погуглите ближайшие школы танца или прочитайте хотя бы одну главу книги. Начав с малого, будет легче продолжить.

Принцип 60/40

Этот принцип предполагает такое планирование рабочего времени: все задачи вы распределяете в 60% рабочего дня, а оставшиеся 40% оставляете свободными на случай непредвиденных обстоятельств.

Энергетический список

Суть метода в том, чтобы поделить все необходимые задачи по степени энергетических усилий, которые потребуются на их выполнение. После оценки сложности нужно проанализировать, какие дела вам будет комфортнее выполнить в какое время дня.

Пример: вам нужно в течение дня забить данные в табличку Excel, обзвонить клиентов и подготовить отчет. Пик вашей работоспособности — 10 утра и 4 часа дня, а самый сильный упадок сил вы ощущаете в обед. Значит, вам нужно перенести задачи, которые требуют максимум сил и концентрации на 10 утра и 4 часа дня. Например, это будет обзвон клиентов (телефонные разговоры высасывают столько сил!) и подготовка отчета. А вот в обед вы можете спокойно заняться рутинными добавлением данных в Excel — эта работа больше автоматическая, чем интеллектуальная. Еще и YouTube на фон можно включить 🙂

Популярные инструменты для планирования времени

Ну куда же без них — полезных приложений и инструментов, которые помогают эффективно планировать рабочее время и выжимать максимум производительности. Но помните, приложения — не панацея от всего: скачав их хоть 20 штук, вы не станете успевать больше, если сама не постараетесь. Используйте приложения как дополнительную помощь, но не забывайте воспитывать в себе дух ответственности.

Этот ресурс синхронизируется со всеми устройствами — можно использовать и на ноутбуке, и на телефоне. В Todoist можно ставить дедлайны, сортировать дела по важности, добавлять файлы.

В Any.do вы можете создавать задачи с помощью голосового набора — удобно! Также здесь вы сможете устанавливать фильтры по спискам, ставить дедлайны, отслеживать дела в календаре.

Да-да, обычный сервис от Google отлично подходит для планирования дел. Понятный интерфейс, возможность группировать дела, добавлять участников, комментировать задачи и отслеживать общее количество дел на день/неделю/месяц.

Приложение хранит заметки, to-do листы, напоминания о важных датах и делах, советует во сколько лучше выйти, чтобы успеть на важную встречу, и даже оплачивает счета.

Какие книги о планировании рабочего времени почитать

Название книги вызывает безудержное желание читать 🙂 Книга американского писателя, оратора и инвестора, в которой он раскрывает секреты продуктивности богачей и учит управлять временем.

Книга основоположника российской школы тайм-менеджмента, как заявляет он сам 🙂 Глеб действительно эксперт в области управления временем, и помогает многим крупным компаниям («Русский стандарт», «Вимм-Билль-Данн» и др.) налаживать тайм-менеджмент среди сотрудников.

Если хорошо знаете английский, рекомендуем прочитать эту книгу — она того стоит, но на русский язык, к сожалению, не издавалась. В книге автор глубоко разбирает мысль о значении правильного момента выполнения дела. Пинк рассказывает, как правильно планировать день, месяц и собственную жизнь.

Роб Мур обещает в книге раскрыть секреты стремительного роста по карьерной лестнице, достижения больших целей и все это без ущерба для личной жизни. А все дело в правильном планировании! Автор точно знает, о чем говорит. Он — один из самых известных предпринимателей Великобритании, миллионер, автор нескольких бестселлеров Amazon, счастливый муж и отец самого успешного пятилетнего гольфиста в мире. Счастливые мамочки из Instagram завидуют!

Принципы планирования рабочего времени успешных людей

И немного секретов планирования задач и дел от людей, которые с этим точно справляются — бизнесменов, предпринимателей и руководителей.

Итоги

Изложим итоги в виде тезисов. Итак:

  • Выбирать, как планировать рабочее время, только вам. Изучите все методики и выберите подходящую;
  • В основе большинства методик — принцип ранжирования дел и задач по важности. Умейте анализировать и выделять важное;
  • Если боитесь сорваться в хаос, попробуйте приложения для тайм-менеджмента с системой уведомлений и напоминалок;
  • Приложения не помогут, если вы не будете первое время заставлять себя планировать и придерживаться плана;
  • Важно записывать задачи хоть где-нибудь — на листке бумаги или в приложении. Все, что не записано, может забыться.

Как Все Успеть: 10 Основных Принципов Тайм-Менеджмента

Тайм-менеджмент – это сейчас очень актуальная тема.

Сегодня у каждого есть гора различных дел, и нужно успеть все выполнить за ограниченное время.

Вот почему использование принципов управления временем важно для успеха во всех сферах жизни.

На протяжении многих лет меня интересовали различные аспекты саморазвития, такие как правильная постановка целей, эффективный тайм-менеджмент, здоровый образ жизни, способы, как быстрее усваивать информацию и учить иностранные языки.

Я также много практиковал те знания, которые я приобрел в данных сферах, с помощью личного опыта раскрывая новые способы, чтобы более эффективно управлять своим временем и достигать целей. Многие знакомые удивляются, как я могу столько успевать, притом находя время для путешествий, развлечений и общения.

В этой статье из серии ‘Успешная Жизнь’, я хотел бы представить вам основные принципы эффективного тайм-менеджмента (управления временем), чтобы быть более успешным.

Каждый следующий принцип тесно связан с предыдущим, поэтому советую вам читать их по порядку, так что это также пошаговое руководство по успешному управлению временем. Надеюсь, оно поможет вам все успевать.

Каждое действие должно приближать вас к цели

Я уже рассказывал вам о принципах и важности установления правильных целей (сначала прочитайте эту статью, если вы еще этого не сделали). Они должны быть действительно значимыми для вас.

Например, просто изучение испанского языка не может быть самоцелью. Ваша цель должна состоять в том, чтобы иметь возможность свободно общаться на испанском языке в вашей следующей поездке в Испанию, в то время как изучение испанского языка является лишь способом достижения этой цели.

Если вы установили правильные цели, у вас будет гораздо больше мотивации в их достижении, таким образом, вы будете более эффективны. Установив правильные цели и действия для их достижения, вы можете определить приоритет каждому действию в зависимости от того, насколько оно приближает вас к цели. Это поможет более эффективно использовать ваше время.

Разбивайте большие проекты на мелкие задачи

Этот принцип тайм-менеджмента также известен под названием «Ешьте слона по кусочкам». Если у вас есть очень большой проект, вы будете постоянно откладывать начало работы над ним из-за отсутствия ясности, с чего нужно начать.

Разбейте его на небольшие пошаговые действия, чтобы у вас было четкое представление о том, как все нужно выполнить.

Возможно, он окажется не таким большим и сложным, как вы ожидали …

Неприятные и мелкие дела вначале

При планировании дел на день, запланируйте на начало важные и неприятные вещи. Чтобы лучше запомнить этот принцип тайм-менеджмента, для него также есть свой термин: «Съешьте лягушку» (наверное, у создателей этих принципов не было времени на еду ? ).

Читать еще:  15 стильных рисунков на ногтях за 15 минут

Если вы запланируете неприятное действие на конец дня, вы будете думать о нем весь день и по этому поводу иметь плохое настроение. Если вы начнете день с таких действий, вы почувствуете облегчение и будете мотивированы выполнять следующие задачи.

Кроме того, стоит начать день с мелких дел, так как вы почувствуете облегчение, что вы сделали так много всего за первые 30 минут. Это может быть проверка электронной почты, написание сообщения коллеге, планирование дел на день, звонок другу…

Я читал много книг и статей о тайм-менеджменте, но я никогда не мог из них понять, должен ли я сначала делать мелкие или неприятные дела. Поэтому, мне пришлось это узнать на практике. Вскоре я понял, что в начале дня очень сложно сразу начать с трудных и неприятных вещей, поэтому я обычно начинаю с небольших задач, а затем перехожу к «лягушкам».

Не забывайте о перерывах

Вы можете чувствовать себя супермотивированным и продуктивным в течение некоторого времени, но затем начнете чувствовать усталость, а за оставшуюся часть дня вы почти ничего не сделаете. Причиной этого является отсутствие перерывов в вашей работе/учебе.

Вы или ваш босс можете подумать, что, если вы не будете работать все 8 рабочих часов в день, вы будете успевать меньше, но это не так. Вы можете быть намного более продуктивными и успевать намного больше в течение дня, если будете делать регулярные перерывы. Это может быть всего лишь 5-минутный перерыв на кофе, короткая прогулка вокруг офиса, глоток свежего воздуха на балконе или небольшой перекус.

Во время перерыва, я рекомендую не оставаться на своем рабочем месте и не делать ничего за ноутбуком, чтобы расслабиться (видео, социальные сети, новости, результаты спортивных матчей…). Для вашего мозга и глаз, это совсем не будет отдыхом, и это не поможет вам расслабиться и отвлечься от работы.

Если вы работаете из дома или вы сами себе босс, вы также можете делать незапланированные перерывы, если вы устали или потеряли мотивацию. Я могу все выполнять по заранее установленному расписанию, делать регулярные перерывы, но не всегда возможно оценить, сколько отдыха может понадобиться. Поэтому, если я чувствую, что я работаю недостаточно эффективно, я просто делаю более длительный перерыв, полностью меняя вид деятельности.

Мой любимый способ быстро зарядиться энергией –20-минутная дрема. Если вы будете спать дольше, вы почувствуете себя еще более уставшим. За 20 минут вы можете полностью расслабиться, не впадая в глубокий сон, и после этого продолжить работать более продуктивно, тем самым экономя время (после этого вы сделаете больше, чем будучи уставшим).

Кстати об отдыхе. Я не зарабатываю миллионов (пока), но запросто путешествую как минимум раз в месяц. Хотите узнать, как? Узнайте мои 50 секретов, как дешево путешествовать по миру!

Техника “Помодоро”

Другим известным принципом управления временем является техника Помодоро. Итальянец Франческо Чирильо разработал его в конце 80-х годов. Название техники происходит от кухонного таймера в виде помидора (по-итальянски, pomodoro”).

Как вы могли догадаться, метод использует таймер для каждого вида деятельности. Таймер устанавливается на 25 минут для каждого задания с небольшими перерывами в 3-5 минут между ними. После четырех таких серий вы делаете перерыв в 15-30 минут. Каждая рабочая сессия длится 25 минут, потому что, по мнению автора метода, вы остаетесь наиболее мотивированным в течение именно такого времени.

В противоречии этому методу, было проведено исследование, которое выявило, что человек наиболее мотивирован в течение первых 40-45 минут работы, а затем его концентрация и мотивация падают, поэтому ему нужен перерыв.

После многих лет работы по повышению моей производительности и эффективности управления временем я узнал, что для меня лучшее время – 55 минут работы и 5 минут отдыха. Каждые 3 часа я делаю длинный перерыв продолжительностью 30 минут и еще более продолжительный в середине дня, длящийся один час.

Это также связано с средней продолжительностью моих задач 1 или 2 часа. В зависимости от ваших потребностей и действий вы можете немного изменить его и немного поэкспериментировать с разными временами работы, чтобы найти идеальную комбинацию для вас.

Смена вида деятельности

Я уже упоминал о смене вида деятельности для более эффективного отдыха, но вы также должны это делать в случае работы.

Вот пример, который поможет вам понять это: если вы планируете заниматься спортом, работать и готовиться к экзамену, вам следует чередовать эти действия. Изменение вида деятельности может ощущаться как отдых.

Иногда, когда мне приходилось учиться к экзамену, вместо того, чтобы учиться лишний час, я выходил на пробежку в парк или начинал учить немецкий, и это давало мне энергию и большую мотивацию, когда я возвращался к экзамену.

Раз уж я упомянул о спорте, дам несколько советов насчет него. Ежедневная физическая активность не только сделает вас здоровее и приведет в форму, но также даст больше энергии, и, если вы сделаете это в середине дня, освежит ваш разум.

Более того, во время моих 40-минутных пробежек мне пришло в голову множество идей, которые бы не пришли, если бы я остался у компьютера.

Оставьте некоторое время для непредвиденных дел

Было проведено еще одно исследование, касающееся управления временем, которое показало, что вам нужно выделить в среднем 20% вашего времени для непредвиденных дел в качестве буфера. Иногда сложно оценить, сколько времени займет каждая конкретная задача, или появится ли новая.

Если вы планируете 100% своего времени, вы постоянно будете в состоянии стресса под давлением времени. Чтобы этого избежать, оставьте немного времени для непредвиденных задач или неожиданно долгого времени выполнения предвиденных.

Запланируйте действия, используя перечисленные принципы тайм-менеджмента

С 16 лет у меня всегда был календарь-органайзер для планирования дел по часам на день и более в общем на неделю. Это единственное, что я держу в бумажном виде, остальное – на ноутбуке.

Просто выбирать правильные действия недостаточно для того, чтобы быть успешными и все успевать. Вам нужно планировать действия на каждый час рабочего дня и даже иногда выходные, если вы не хотите их потратить зря.

Я много раз замечал, что я намного эффективнее, когда планирую расписание дел на день, так как я знаю, когда мне нужно поторопиться и какое задание будет следующим. Вам тоже рекомендую приобрести такой органайзер.

Кроме того, я рекомендую вам планировать день не утром, а вечером предыдущего дня. Тогда перед тем, как пойти спать, у вас будет более четкое представление того, что вам нужно сделать на следующий день, и дел, с которых он начнется.

Вознаградите себя

Другой способ не потерять мотивацию, стремясь к своим целям, – это придумать небольшие награды для себя, которые вы получаете за выполнение задач (особенно, крупных). Это может быть капучино из ближайшей кофейни, шоколадный батончик или что-то большее в случае больших достижений.

Конечно, вы будете счастливы достичь своей цели в конце, но, если эта цель далеко (а самые главные цели редко бывают близки), у вас будет много шансов потерять мотивацию и сдаться. Эти маленькие подарки не позволят этому произойти.

Никакой многозадачности и отвлекающих факторов

Другим очень важным принципом тайм-менеджмента является то, что вы не должны делать различные действия одновременно, так как вы не преуспеете ни в одном из них (“За двумя зайцами погонишься…” … правильно!).

Конечно, если вы едете на работу в автомобиле или общественном транспорте, либо занимаетесь спортом, хорошей идеей могут быть аудиокниги и аудиокурсы, чтобы использовать это время эффективно.

Но в случае, если вам нужно выполнить определенное действие, и вы пытаетесь одновременно сделать что-то еще, это в итоге может занять еще больше времени, и, возможно, вам нужно будет все переделывать, если качество работы не удовлетворит вашего босса или клиента.

Отдельная тема – это отвлекающие факторы. Вероятно, с вами часто случалось, что вы сразу после уведомления отвечаете на сообщение в ВК, письмо по электронной почте или начинаете смотреть смешное видео, которое прислал вам знакомый и отвлекаетесь от задачи, которую вы до этого выполняли. Вы не просто тратите лишние секунды или минуты на неважные дела, но тратите гораздо больше, чтобы снова сосредоточиться на работе.

Я рекомендую выделить 20 минут в начале рабочего дня и 20 минут среди дня для всех этих ‘отвлекателей’. В остальное время просто закройте все ненужные вкладки в браузере, отключите уведомления на ноутбуке и мобильном телефоне (кроме того, когда вы за компьютером, вам не нужен включенный интернет на телефоне).

Кроме того, я рекомендую вам слушать «продуктивную» музыку. Это относительно быстрая и ритмичная музыка без слов. Она поможет вам избежать всех внешних отвлекающих факторов и сосредоточиться на вашей текущей задаче.

Я использую продуктивную музыку с канала YouTube Эвана Кармайкла, но вы можете выбрать что-то свое (я также иногда слушаю что-то тяжелое типа пост-хардкора, когда слова есть, но их все равно не удается разобрать ? )

Итак, обобщая, я хотел бы повторить принципы управления временем, о которых я упоминал в этой статье.

  • Выполняйте только значимые и важные дела, которые приближают вас к цели;
  • Разбивайте большие задачи на маленькие;
  • Начинайте день/неделю с небольших и неприятных дел;
  • Делайте перерывы между задачами;
  • Чередуйте различные виды деятельности, чтобы оставаться продуктивными;
  • При планировании своего дня оставьте время для непредвиденных дел;
  • Всегда составляйте план дел и их почасовую последовательность в течение дня, и лучше всего, если вы делаете это накануне вечером;
  • Делайте себе небольшие подарки за выполнение задач, чтобы оставаться мотивированными;
  • Не выполняйте сразу несколько задач, выделяйте время для неважных действий, которые могут вас отвлекать в течение дня, и слушайте ‘продуктивную’ музыку.

Это мой список из 10 основных принципов эффективного тайм-менеджмента, чтобы помочь вам все успевать, быть более продуктивными, успешными и достигать высот.

Вскоре я расскажу о том, как эффективно учиться и запоминать информацию, а также как изучать иностранные языки.

Следите за обновлениями, а, чтобы их не пропустить, подпишитесь на меня в социальных сетях ниже!

  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • YouTube
  • VKontakte
  • Twitter
  • Facebook
  • Google+
  • YouTube
  • VKontakte
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector